Меблева фабрика "Шик Галичина"

Про компанію

Меблева фабрика Шик Галичина - виробник м'якої мебелі, та фанерної продукції в Україні. Основні напрямки діяльності компанії-виробника, продаж власної продукції через мережу дистриб’юторів в В2В сегменті. Є поділ відділу продажу по декільком напрямкам угод, та закріплені відповідальні по залученню та продажу кожного з них.

Фактично компанією розроблені всі основні бізнес-процеси для взаємодії департаментів та працівників. Створена структура департаментів, відділів, та розподілені відповідальні, що допомогло у впровадженні корпоративного порталу.

Опис проблематики на підприємстві:

  • Був відсутній ресурс для комунікації усіх підрозділів;
  • Вся інформація писалась в зошитах, дублюючись у багатьох працівників;
  • Була затримка передачі інформації між відділами;
  • Для уточнення інформації по етапам виконання замовлення потрібно було фізично підходити до відповідального;
  • Велика кількість часу була потрібна для навчання нового співробітника через велику кількість рутини;
  • Велику кількість інформації працівники мали тримати у голові, через це виникали помилки у роботі;

Завдання для впровадження:

  • Створення єдиного інформаційного простору для співробітників;
  • Запровадження електронного документообороту в компанії;
  • Мінімізація зайвої роботи по внесенню інформації та спрощення комунікації між співробітниками/відділами;
  • Створення єдиної клієнтської бази та робота з нею;
  • Надання відділу продажу інструментів маркетингу та ведення справ з клієнтами;
  • Створення соціальної мережі компанії.

Основними завданнями впровадження КП Бітрікс24 була автоматизація роботи менеджерів, та надання вихідної інформації для передачі на виробництво. Припинити дублювання інформації у працівників, та стандартизувати схожі процеси між собою.

Також, розподілити доступи між працівниками так, щоб на кожному етапі ведення клієнта, в процесі могло брати участь декілька співвиконавців, з різними правами доступу на редагування та додавання інформації, під час усього бізнес процесу.

Додатковою вимогою для роботи логістичного підрозділу, було передбачити можливість вибору напрямку логістичного маршруту для відправки замовлення.

Завдання для впровадження:

  1. Передпроектне дослідження

    На початку робіт було проведено передпроектне дослідження з детальним описом бізнес процесів та рекомендаціями по їх вдосконаленню.

  2. Встановлення порталу

    Коропкову версію було прийнято рішення встановити на Німецькому хостингу компанії партнера;

  3. Налаштування прав доступу згідно структури компанії.
  4. Налаштування CRM (довідників, стадій)
  5. Налаштування полів Ліди, Угоди, Контакти, Компанії

    Оскільки у компанії є поділ на декілька напрямків бізнесу, було налаштовано відповідні поля в Лідах, Угодах, Контактах і Компаніях, створено декілька напрямків Угод, з відповідними статусами і зміною відповідальних по ним.

  6. Налаштування та створення друкованих форм замовлення в Рахунку

    Для передачі замовлень на виробництво, було створено декілька бланків з відповідним дизайном.

  7. Підключення декілька номерів ІР телефонії

    По проханню клієнта, за кожним номером телефону закріпили одного відповідального менеджера.

  8. Підключення та налаштування SMS
  9. Налаштування роботів, для сповіщення про зміну статусів Угод
  10. Налаштування роботів для постановки Завдань при зміні статусів Угод.

Окрім роботи бізнес-процесу, в рамках автоматизації та для систематизації роботи, налаштовувались додаткові інструменти: Календарі, Завдання, Групи та проекти, і ін.

Проведено навчання персоналу, по користуванню ПП Бітрікс24.

Підсумок результатів автоматизації підприємства з використанням ПП “Бітрік24”

Підприємство працює на коробковій версії Бітрікс24. Відділу продажу активно використовує налаштовані бізнес процеси для підвищення своєї ефективності.

Топ менеджмент, отримав ефективний інструмент для планування продажів та контролю співробітників.

Наступний етап автоматизації полягав в створенні В2В порталу для дилерів, та інтеграція його з Корпоративним порталом Бітрікс24.